KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH
OSOBOWYCH
W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa
danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych.
1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych jest Agencja Zatrudnienia Urban
Recruitment ul. Romana Dmowskiego 38B 97-300 Piotrków Trybunalski
2. Jeśli macie Państwo pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Państwa danych
osobowych w naszej jednostce, praw Państwu przysługujących prosimy o kontakt z Inspektorem
Ochrony Danych Osobowych, którym jest Pan Marcin Tynda za pośrednictwem adresu e-mail:
iod@efigo.pl.
3. Informujemy, że przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów
prawa, zawartych umów oraz na podstawie udzielonej przez Państwa zgody.
4. W wybranych przypadkach będziemy zmuszeni wykonać kopię dowodu tożsamości aby spełnić
wymagania urzędów, które nakładają na nas obowiązek przedkładania takich kopii przed
zatrudnieniem.
5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu/celach:
a. wypełnienia obowiązków prawnych na nas ciążących,
b. realizacji umów zawartych z kontrahentami,
c. w pozostałych przypadkach Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na
podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.
6. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 3 i 4 odbiorcami Państwa
danych osobowych mogą być:
a. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na
zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów
powszechnie obowiązującego prawa;
b. inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z naszą jednostką
przetwarzają dane osobowe dla których jesteśmy Administratorem Danych Osobowych.
7. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów
określonych w pkt 3 i 4, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy
powszechnie obowiązującego prawa.
8. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące
uprawnienia:
a. prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
b. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy
dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
c. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (zwane również prawem do bycia
zapomnianym),
w przypadku gdy:
dane nie są już niezbędne do celów, dla których dla których były zebrane lub w inny
sposób przetwarzane,
osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych
osobowych,
osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych,
która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej
przetwarzania danych,
dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego
z przepisów prawa,
d. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:
osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą,
sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane
dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu
ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne
wobec podstawy sprzeciwu;
e. prawo do przenoszenia danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące
przesłanki:
przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której
dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
f. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są
następujące przesłanki:
zaistnieją przyczyny związane z Państwa szczególną sytuacją, w przypadku
przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym
lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych
interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem
sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub
podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony
danych osobowych, w szczególności, gdy osoba której dane dotyczą jest dzieckiem.
9. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody
osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Państwu prawo
do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność
przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym
prawem.
10. W przypadku podejrzenia o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych w naszej jednostce
Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu
nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych nie odbywa się na podstawie obowiązujących
przepisów prawa przekazanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne.
12. Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji, gdy przesłankę
przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa.
13. Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
Czym jest RODO?
Ochrona danych osobowych zgodnie z RODO jest dla nas bardzo ważna, ponieważ dotyczy
wszystkich osób fizycznych, całych rodzin, dzieci.
Z dniem 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać unijne rozporządzenie o ochrony danych
osobowych – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (dalej „RODO”).
Wyjaśnienia w niniejszym dokumencie mają pomóc w identyfikacji i zrozumieniu praw
w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych i mają charakter informacyjny.
Jak można skorzystać z przysługujących praw?
Możecie Państwo skontaktować się z naszym pracownikiem, który prowadzi Państwa sprawę
lub jest zaangażowany w wykonywanie czynności przetwarzania Państwa danych.
Zadzwonić na nasz numer ogólny, gdzie zostaniecie Państwo poinformowani o dalszych
krokach.
Przesłać Państwa prośbę pocztą elektroniczną na adres naszego Inspektora Ochrony Danych.
W przypadku korespondencji elektronicznej będziemy zobowiązani potwierdzić Państwa
tożsamość przed wykonaniem jakichkolwiek czynności.
Przesłać Państwa prośbę pocztą tradycyjną na nasz adres.
Kim jest administrator danych osobowych (ADO)
Administrator danych to podmiot decydujący o celach i sposobach ich przetwarzania. W
niektórych przypadkach to przepisy prawa wskazują kto jest administratorem danych.
Kim jest podmiot przetwarzający?
Podmiot przetwarzający oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub
inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora (art. 4 pkt. 8
RODO).
Czym jest przetwarzanie danych osobowych?
Zgodnie z art. 4 pkt. 7 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych RODO przetwarzanie
danych oznacza „operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub
zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką
jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub
modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie,
rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie,
ograniczanie, usuwanie lub niszczenie”.
Co daje podstawę do przetwarzania danych osobowych?
Przetwarzanie danych osobowych musi być przede wszystkim zgodne z prawem, a dzieje się
tak, gdy opiera się co najmniej jednej z poniższych przesłanek:
osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych
osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (Artykuł 6 pkt. 1 lit. a
RODO),
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której
dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed
zawarciem umowy (Artykuł 6 pkt. 1 lit. b RODO),
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na
administratorze (Artykuł 6 pkt. 1 lit. c RODO),
przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane
dotyczą, lub innej osoby fizycznej (Artykuł 6 pkt. 1 lit. d RODO),
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie
publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej
administratorowi (Artykuł 6 pkt. 1 lit. e RODO),
przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych
interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem
sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub
podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony
danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem
(Artykuł 6 pkt. 1 lit. f RODO).
Litera f) nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne
w ramach realizacji swoich zadań.
Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (danych wrażliwych) jest
zabronione, o ile nie jest spełniona przynajmniej jedna z przesłanek wskazanych w art. 9 ust.
2 RODO.
Jaki jest cel przetwarzania danych osobowych?
Państwa dane osobowe przetwarzamy w celu wydawania decyzji, kontaktu, informowania
o podejmowanych czynnościach, prowadzenia korespondencji i wielu innych celach, zawsze
zgodnie z prawem.
Celem przetwarzania należących do Państwa danych osobowych jest wykonywanie
nałożonych na Administratora Danych Osobowych obowiązków wynikających z przepisów
prawa, dla których przetwarzanie jest niezbędne.
Jak długo przetwarzamy Państwa dane?
Okres przetwarzania (identyfikowany również z przechowywaniem) wynika bezpośrednio
z przepisów prawa i jest powiązany z kategorią archiwalną przypisaną do określonego zbioru
dokumentów. Możemy wybrane dane przetwarzać 5, 10, 15 lub nawet 50 lat. Wybrane dane
będą przetwarzane wieczyście, czyli nigdy nie zostaną zniszczone. Takie dane oznaczane są
literą A, co oznacza kategorię archiwalną.
Komu przekazujemy Państwa dane?
Państwa dane osobowe są ujawniane wyłącznie w uzasadnionych okolicznościach oraz
wyłącznie na wniosek uprawnionych do tego podmiotów. Dokładamy wszelkich starań by
chronić Państwa prywatność oraz zachować szczególną higienę podczas przekazywania
danych.
Dane zostaną przez nas ujawniane na podstawie obowiązujących przepisów prawa na
wniosek Policji, Prokuratury, Sądu oraz służb posiadających stosowne uprawniania.
Państwa dane osobowe przekażemy również innym urzędom lub instytucjom
publiczny na wyraźny wniosek mający odzwierciedlenie w przepisach prawa (czytelną
i jednoznaczną podstawę prawną).
Jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na przekazanie przez nas Państwa danych osobowych
wykonamy to zgodnie z treścią zgody.
Państwa dane osobowe zostaną przekazane również podmiotom świadczącym dla nas usługi
np.:
zewnętrzna firma informatyczna dostarczająca i świadcząca usługi wsparcia dla nas,
zewnętrzna kancelaria prawna,
zewnętrzne podmioty świadczące usługi niszczenia danych,
zewnętrzny podmiot realizujący usługi na Państwa rzecz.
Każdy z tych podmiotów ma obowiązek chronić Państwa dane osobowe na co najmniej takim
samym lub lepszym poziomie jak robimy to my.
Prawa, które przysługują osobom fizycznym, których dane
osobowe przetwarzamy
Zwracamy uwagę, że aby skorzystać z przysługujących praw należy złożyć żądanie na piśmie
abyśmy mieli podstawę do jego realizacji.
Prawo dostępu do swoich danych
Macie Państwo prawo dostępu do informacji:
czy Państwa dane są przez nas przetwarzane,
jakie dane przetwarzamy,
w jakim celu przetwarzamy dane,
o odbiorcach danych (osobach prawnych lub/i fizycznych, którym ujawniamy
Państwa, poza podmiotami, którym ujawniamy dane na podstawie obowiązujących
przepisów prawa),
skąd mamy Państwa dane,
okresie przetwarzania Państwa danych,
prawach, które Państwu przysługują,
zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji w procesach przetwarzania Państwa
danych osobowych, w tym profilowaniu.
Zgodnie z RODO macie Państwo prawo do uzyskania jednej, bezpłatnej kopii własnych
danych osobowych. Kolejne żądanie wykonania kopii będzie odpłatne, zgodnie z cennikiem
ustalonym przez nas na podstawie uśrednionych cen rynkowych.
Możemy odmówić wykonania kopii danych lub przekazania danych w przypadku, gdyby
naruszało to inne przepisy prawa lub szkodziło innym osobom.
Prawo do ograniczenia przetwarzania Państwa danych
Można skorzystać z prawa do ograniczenia przetwarzania:
Jeśli uważacie Państwo, że przetwarzamy należące do Was dane osobowe
w nieprawidłowy sposób możecie zażądać ograniczenia przetwarzania.
Jeśli będziemy zobowiązani do usunięcia danych na mocy przepisów prawa, możecie
Państwo zażądać ograniczenia ich przetwarzania (w tym przypadku usunięcia)
poprzez wykazanie celu ich zachowania.
Jeśli uważacie Państwo, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe ich
przetwarzanie zostanie ograniczone do czasu weryfikacji prawidłowości.
Możecie Państwo wnieść sprzeciw dotyczący przetwarzania Państwa danych osobowych
w przypadku uzasadnienia interesu prawnego lub publicznego rozważymy czy podstawa
sprzeciwu jest nadrzędna w stosunku do celu przetwarzania i ograniczymy lub
zaprzestaniemy przetwarzania danych albo będzie nadal przetwarzać Państwa dane.
Prawo do poprawy danych
Jeśli Państwa dane są nieprawidłowe lub niepełne mają Państwo prawo do żądania ich
poprawienia lub uzupełnienia. Będziemy oczekiwać od Państwa uzasadnienia
nieprawidłowości, aby uzasadnić konieczność wprowadzenia zmian.
Prawo do usunięcia danych (do bycia zapomnianym)
UWAGA: ponieważ zdecydowaną większość Państwa danych osobowych przetwarzamy na
podstawie przepisów prawa, a nie na podstawie Państwa zgody nie będziemy mogli
usunąć Państwa danych na żądanie. Usunięcie skutkowałoby naruszeniem przez nas wielu
innych przepisów prawa, mogłoby również zaszkodzić innym osobom, a w konsekwencji
uniemożliwiłoby wykonywanie naszych obowiązków.
Nie możemy również usuwać danych osobowych z nośników, na których przetwarzamy
Państwa dane osobowe
Możecie Państwo skorzystać z prawa do trwałego usunięcia własnych danych osobowych
w następujących przypadkach:
1. Państwa dane nie są niezbędne dla celów przez nas realizowanych, dla których były
przetwarzane.
2. Nie ma podstawy dla przetwarzania Państwa danych osobowych. W takim przypadku
usuniemy Państwa dane od razu, nawet w przypadku, gdy nie złożycie Państwo
takiego żądania.
3. Jeżeli będziemy musieli wywiązać się z innych przepisów prawa, które wymagają
usunięcia Państwa danych osobowych dokonamy tego bez Państwa zgody.
4. Jeżeli wniesiecie Państwo sprzeciw w zakresie przetwarzania Waszych danych
osobowych usuniemy te dane o ile powód usunięcia będzie związany ze szczególną
sytuacją, w której się Państwo znaleźliście. W takim przypadku będziemy badać czy
Państwo prawo i sytuacja jest nadrzędna w stosunku do podstaw prawnych, na bazie
których dokonujemy przetwarzania.
5. Mamy bezwarunkowy obowiązek usunąć Państwa dane przetwarzane na potrzeby
marketingu (np.: informowanie poprzez newsletter o nowościach) jednak takich
danych przetwarzamy bardzo mało.
6. Mamy obowiązek usunięcia danych przekazanych dla celów związanych z usługami
społeczeństwa informacyjnego (zgodnie z RODO dotyczy dzieci, które ukończyły 16
lat).
Prawo do sprzeciwu
Macie Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw dotyczący przetwarzania
Waszych danych osobowych, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją o ile dane
przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO, w tym profilowania na podstawie
tych przepisów. Po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy mogli przetwarzać tych danych
osobowych, chyba że zaistnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania,
nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Ponieważ przetwarzamy Państwa dane najczęściej na mocy obowiązujących przepisów
prawa w zdecydowanej większości przypadków nie będziemy mogli zrealizować Państwa
praw wynikających ze sprzeciwu.
Prawo do przeniesienia danych
Prawo dotyczy jedynie danych, które zostały dostarczone bezpośrednio przez Państwa i są
przetwarzane na mocy wyrażonej przez Państwa zgody lub na podstawie umowy.
To prawo dotyczy jedynie danych przetwarzanych w systemach informatycznych.
Wycofanie zgody do przetwarzania danych osobowych
Jeżeli dla celów przetwarzania danych osobowych wyraziliście Państwo zgodę na podstawie
Artykuł 6 pkt. 1 lit. a to w każdym momencie macie prawo wycofać tę zgodę, a my mamy
obowiązek zaprzestać przetwarzania danych w zakresie określonym na podstawie zgody.
Ma to szczególne znaczenie dla danych osobowych przetwarzanych dla celów marketingu
bezpośredniego.
Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na czynności wykonane wcześniej na podstawie
Państwa zgody np.: jeżeli opublikowaliśmy informacje na podstawie Państwa zgody lub
przekazaliśmy je innej osoby nie będziemy w stanie cofnąć czynności już dokonanych.
Prawo do złożenia skargi
Macie Państwo prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu
Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2 00-193 Warszawa.
Więcej informacji znajdziecie Państwo na stronach UODO https://uodo.gov.pl/
